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Espacios. Vol. 37 (Nº 34) Año 2016. Pág. 22

Gestão de Estoque: um estudo de caso aplicado em uma farmácia hospitalar

Inventory Management: a case study applied in a hospital pharmacy

Andressa PADILHA 1; Flávia SAPPER 2; Nattan Roberto CAETANO 3

Recibido: 21/06/16 • Aprobado: 25/07/2016

Conteúdo

1. Introdução

2. Referencial Teórico

3. Procedimentos metodológicos

4. Apresentação e discussão dos resultados

5. Conclusões

Referêmcias

1. Introdução

Em consequência dos elevados custos que abrangem os medicamentos nos serviços de saúde, notou-se a importância de uma gestão de demanda alusiva a eles. Em meio a as atividades do ciclo da assistência farmacêutica, o investimento em medicamentos no setor público é um dos elementos que cooperam para o sucesso e competência dos serviços farmacêuticos. Esse investimento tem o objetivo de cooperar para o fornecimento de medicamentos em doses corretas e qualidade garantida ao menor custo plausível, dentre da realidade do mercado, amparando e solicitando uma terapêutica racional, em área e tempo definido. (MARIN, et al., 2003)

O hospital, para desempenhar suas funções, conta com a unidade de farmácia hospitalar, cuja o intuito é garantir a qualidade da assistência oferecida aos pacientes com o uso seguro e racional de medicamentos. A farmácia precisa ainda responder à demanda das necessidades de medicamentos destes pacientes hospitalizados, acomodando os estoques destes produtos.

 Conforme CAVALLINI e BISSON (2002), os estoques da farmácia hospitalar são especificados por ciclos de demandas e ressuprimentos com flutuações expressivas e altos graus de incerteza, fatores críticos que perante a necessidade de manter medicamentos em disponibilidade na mesma proporção de seu uso. Estoques são custos e medicamentos/materiais são itens que a apresentam, financeiramente, até 75% do que se utiliza em um hospital geral.

Nas farmácias hospitalares, a gestão de estoques é ferramenta fundamental para a eficiência de prestação dos serviços farmacêuticos e deve ter como meta primordial evitar a ruptura dos níveis de estoque, o que determinaria a interrupção das atividades assistenciais. Sendo obrigação do farmacêutico o estabelecimento e manutenção de padrões que assegurem a qualidade, a escolha das fontes de suprimento, a especificação adequada dos produtos para auxiliar na prescrição dos medicamentos, as decisões técnicas relativas às aquisições, o controle dos estoques, o armazenamento apropriado e o uso seguro de todos os fármacos e insumos.

O artigo em questão, se justifica pela necessidade e demanda que os hospitais têm em sustentar seus estoques de medicamentos e correspondentes com prazos e quantidades dentro de um limite admissível. Assim evita-se o desperdício de recursos públicos que são destinados em suprimentos nos hospitais e confirma a demanda de atendimentos fundamentais sem a reponsabilidade de fornecimento ou perdas por falta de planejamento. O artigo tem por objetivo verificar a sistemática da retirada de itens da farmácia hospitalar buscando o entendimento dos processos existentes para melhorar o nível de satisfação do cliente e aumentar desempenho da farmácia.

2. Referencial Teórico

2.1 Gestão de Estoque

A gestão de estoques é, fundamentalmente, o ato de administrar recursos ociosos que possuem algum valor econômico e remetido ao suprimento das necessidades futuras de material. Os investimentos não são voltados por uma organização somente para aplicações diretas que geram lucros, como os investimentos em máquinas e em equipamentos propostos ao aumento da produção e, logo, das vendas (AMARAL, 2011).

Conforme Moura (2004), gerenciar o estoque significa ter um conhecimento amplo das necessidades da empresa, onde essa nova visão aponta para não se ater a um almoxarifado que recebe ordens de compras e as coloca em prateleiras.

A gestão de estoques pode ser subdividida em dois grupos de atividades: operacionais e estratégicas. No primeiro, a busca é pela eficiência dos controles relativos à movimentação de produtos: avaliação e registro de todas as movimentações físicas, recebimento, conferência, armazenagem e dispensação. No item estratégico, os objetivos são os modelos de reposição baseados em informações mais avançadas, que visam compartilhar dados de distribuição e estoques, para que a ação de reposição seja mais eficiente e ágil (WENKE, 2008, p. 50).

Agapito (2007), afirma que são funções do estoque a definição da frequência e da quantidade a ser comprada; tomar as decisões quanto ao que deve, ou não, ficar no estoque; verificar as quantidades e os valores estocados; definir e dar destinação aos itens que se virarem danificados e/ou obsoletos   e produzir inventários periódicos.

O controle de estoque é um artifício fundamental da gestão de insumos, onde um subsistema decide a data e a quantidade que deve ser comprada de determinado medicamento ou material. O estoque de segurança ou estoque mínimo é a quantidade de cada item que se deve ter de reserva para atestar a continuidade do atendimento para o caso de demandas não prognosticadas, como elevação repentina do consumo ou demora de suprimento (GOMES e REIS, 2003).

2.2 Controles de Estoque de Medicamentos em Farmácias Hospitalares

O objetivo da farmácia hospitalar é assegurar a utilização segura e coerente dos remédios descritos pelo profissional médico, e também responder a demanda de medicamentos dos pacientes hospitalizados. Mas, a farmácia hospitalar sustenta sob sua guarda os estoques desses produtos. Os estoques da farmácia hospitalar são assinalados por ciclos de demandas e de ressuprimentos, com flutuações significativas e altos graus de incerteza, fatores críticos perante a necessidade de conservar medicamentos em disponibilidade na mesma proporção de seu uso (NOVAES et al., 2006).

Segundo Freitas (2008, p. 38), quando bem administrada, a gestão de estoques proporciona que o farmacêutico suavize seu tempo na atenção a tarefas administrativas, economize espaço de armazenamento, aumente a produtividade pessoal, auxilie na racionalização da terapêutica, possibilite a diminuição de gastos com medicamentos e seja fonte de informação às autoridades sanitárias.

 O objetivo final dos estoques deve estar catalogado na intenção de evitar medicamentos com prazos de validade vencidos; evitar faltas e excessos; conservar estoques em níveis certos, planejar, monitorar e organizar as necessidades e, por fim, guiar informações adequadas, objetivo final e mais esperançoso em todo o processo do gerenciamento do estoque. A seleção dos medicamentos afirma ao hospital o acesso aos medicamentos mais indispensáveis e fundamentais, tomando critérios de eficácia, segurança, qualidade e custo, gerando a utilização racional dos medicamentos (SILVA, 2010).

2.3 Curva ABC de Pareto

Os estoques das farmácias hospitalares acolhem uma grande variedade de produtos, dificultando o planejamento de seu ressuprimento. Como cada grupo de medicamentos tem algumas características gerenciais e suas demandas incorporam alta variação, é importante que o gestor dos estoques selecione os produtos em grupos que possuam características gerenciais parecidos (CORRÊA, GIANESI e CAON, 2001). Essa seleção permite ao administrador dos estoques individualizar a atenção para cada grupo de medicamentos, pois um tipo de controle eficaz para um produto pode não o ser para outro (BARBIERI e MACHLINE, 2006).

 Segundo Novaes (2006), o Método ABC, Curva de Pareto, Curva ABC ou Classificação ABC, é um procedimento que destina-se a separar os produtos em grupos com características semelhantes, em função de seus valores e consumos, a fim de derivar a um processo de gestão adequado a cada grupo. Esta metodologia é um importante instrumento para o administrador que trabalha com a organização de medicamentos.

Inicialmente, a curva ABC foi usada na administração de empresas, em virtude a uma pesquisa concretizada na Itália sobre a renda da população. Após, esse princípio foi ajustado à administração de estoques, onde as classes ABC satisfazem a faixas com valores estimulados nos quais os 20% dos itens da Classe A não carecem ultrapassar 50% dos custos totais de investimento. Já na Classe B, 30% dos itens não devem superar 30% dos custos totais e na Classe C, 50% dos itens não devem ser superiores a 20% dos custos totais (SILVA, 2010).

Conforme Gonçalves, Novaes e Simonetti (2006), a determinação da divisão nas classes A, B e C é uma questão de conveniência, que pode ser modificada para quantas classes forem relevantes para a instituição e os níveis de controle.

3. Procedimentos metodológicos

O estudo em questão é exploratório-descritivo, com abordagem quantitativa, modalidade de estudo de caso, com vistas no desenvolvimento do método para gerenciamento dos estoques em uma farmácia hospitalar.

 O estudo exploratório tem a finalidade de oferecer um maior esclarecimento ao pesquisador e à instituição sobre o assunto, sendo uma produção de conhecimento (DUARTE, 2012).

3.1. O caso

O estudo foi desenvolvido em uma instituição hospitalar pertencente a uma entidade de caráter filantrópica, que atende ao Sistema Único de Saúde (SUS), convênios e particulares, na farmácia hospitalar.

3.2. Métodos de coleta de dados

Inicialmente foi elaborado os macroprocessos existentes, bem como o mapeamento do processo de dispensação de medicamentos da farmácia hospitalar. Posteriormente foram classificados os itens do estoque correspondente à relação dos antibióticos utilizados, onde foram estimados pela farmacêutica responsável seus consumos anuais, e assim a elaboração do gráfico de Pareto. Finalizando com uma análise das condições de estocagem dos medicamentos da farmácia.

3.3 Manejo dos dados

A Curva ABC de Pareto será elaborada em três etapas. Na primeira, devem ser pertinentes os itens de um mesmo grupo, consumido em um determinado período. No caso deste trabalho, foram listados relação aos antibióticos utilizados num período de tempo. Após, será listada a relação do custo unitário para cada um destes itens, catalogando então o consumo anual de cada um, multiplicando o preço unitário pelo consumo anual, alcançando assim o custo anual do item. Elaborando a tabela, irá ser feito as considerações do percentual que o gasto com cada item representa no montante, acrescentando este valor na próxima coluna. Com todos os dados arrecadados, irá ser feito a definição a partir dos percentuais que representam, a classificação dos itens em A, B ou C.

4. Apresentação e discussão dos resultados

4.1 Sistemática da retirada de itens da farmácia hospitalar

As farmácias hospitalares têm como principal função a dispensação dos medicamentos de acordo com a prescrição médica. Esta dispensação visa atender nas quantidades e especificações solicitadas, de forma segura e no prazo requerido, ao paciente correto, promovendo o uso seguro e correto de medicamentos.

Falhas na dispensação significam o rompimento na segurança do uso dos medicamentos. Mesmo considerando, que grande parte não cause danos aos pacientes, os erros de dispensação quando ocorrem, demonstram fragilidade no processo de trabalho e indicam, em uma relação direta, riscos maiores de ocorrência de acidentes graves.

4.2 Macroprocessos envolvidos na farmácia hospitalar

 A prática de medicação em uma organização hospitalar pode ser definida como um sistema complexo, com vários processos interligados, interdependentes e com envolvimento de profissionais de diferentes áreas do conhecimento (médicos, equipe da farmácia e de enfermagem). Estes profissionais compartilham de um objetivo comum, que é a prestação da assistência à saúde dos pacientes com qualidade, eficácia e segurança. Compreender a prática de medicação como um sistema, exige, no entanto, identificação dos vários componentes necessários para realizar o propósito de fornecer tratamento medicamentoso ao paciente.

Dessa forma, foi elaborado um esquema representando a visão dos macroprocessos existentes, conforme figura 1, bem como o mapeamento do processo de dispensação de medicamentos desta farmácia hospitalar, ilustrada na figura 2, para identificar os pontos críticos da mesma contribuindo para evitar a ocorrência dos erros de medicação.

Figura 1 – Macroprocessos envolvidos na farmácia hospitalar

Como visto no esquema representando os macroprocessos da farmácia, não compete a ela o controle de quem aplicou o medicamento, nem a qualificação de quem aplica esse medicamento, ficando esse controle às responsáveis de cada uma das unidades.

Figura 2 – Mapeamento do processo de dispensação da farmácia hospitalar

A solicitação de pedidos, conforme prescrição médica, na farmácia ocorre com a antecedência de 24 horas. A liberação de medicamentos é feita somente com pedidos no sistema, sendo as secretárias de cada uma das quatro unidades e UTI quem desempenham esta atividade, porém estas possuem carga horária de trabalho reduzida, especialmente aos finais de semana, o que gera confusão na realização desta tarefa, pois os técnicos de enfermagem e enfermeiros se recusam a utilizar o sistema, alegando não ser de sua responsabilidade. Salientando que todos receberam treinamento no período de uma semana para adaptar-se ao novo sistema.

Somente quem tem autorização para liberar os pedidos são os membros integrantes da farmácia, ou seja, as quatro farmacêuticas e os dois balconistas. Não foi identificada nenhuma determinação de quantidade mínima, a quantidade pedida é entregue nas unidades. Observando que medicamentos apresentados em frascos não são enviados às unidades conforme este procedimento, estes são levados para a retirada das referentes gotas na ocasião de utilização. Pedidos com exorbitância de quantidades de medicamentos são verificadas as procedências.

Medicamentos controlados são mantidos em armários encerrados, sendo manuseados somente pelas farmacêuticas conforme os pedidos. Na troca de turno o conjunto de chaves (portas de acesso à farmácia, estoques, armário de controlados) é entregue para a farmacêutica responsável do plantão atual. Na liberação de quaisquer medicamentos dessa classificação, é obrigatório, transcrever tal utilização no livro de controle dos plantões referente aos medicamentos psicotrópicos, indicando o nome do paciente e em qual leito está hospedado.

A cada manhã o sistema de controle de pedidos é atualizado, em relação ao dia anterior, por meio da baixa dos medicamentos que já foram disponibilizados aos pacientes instalados na organização. Gerando, dessa forma, o valor atualizado da quantidade de equipamentos em estoque. No caso de recebimento de mercadorias, as entradas são efetuadas de maneira semelhante.

Geralmente, se faz presente na farmácia uma farmacêutica, responsável por lançar os pedidos e as baixas (alta de paciente ou óbito) no sistema, e a balconista montando o pacote de pedidos e separando por cada unidade hospitalar, dispensado de hora em hora.

Todos os pedidos do dia são impressos no dia anterior, com isso para cada hora em que se solicita medicação, de acordo com o paciente, é anotado num pedaço de folha (fita), de forma manual, os medicamentos a serem entregues na hora identificada no relatório de prescrição médica. Sendo conferido o relatório impresso com os dados efetivos no sistema evitando erros no que se refere a atualização do pedido. Essa fita de especificações vai anexada ao medicamento para as unidades, identificando a unidade que compõe o pedido, o nome do paciente e os medicamentos correspondentes.

 Ao ser entregue nas unidades, a balconista da farmácia recolhe no caderno protocolo de recebimento a assinatura da responsável pela unidade comprovando a entrega do medicamento na hora especificada, porém os mesmos não são conferidos imediatamente.

4.2.1 Fluxo de atividades de dispensação

Após análise do fluxo de atividades, foram identificados alguns pontos críticos no processo de dispensação, conforme especificação do mapeamento do processo.

Tabela 1: Pontos críticos no processo de identificação.

Fonte: Elaborado pelos autores

4.3 Condições e atividades relacionadas à gestão de estoques

Verificando a metodologia de compra de medicamentos utilizada na farmácia, constatou-se que os pedidos de compra são realizados a cada quinze dias, não existindo nenhum documento formal, apenas as notas de compras que são enviadas ao setor de compras do hospital contendo as quantidades e especificações dos medicamentos a serem adquiridos, nestas, quando convém o fornecedor já se faz especificado verificando qualidade e unitarização.

A compra envolve o processo de cotação, o qual compreende uma pesquisa dos preços dos fornecedores, verificando qual o melhor lugar para se comprar um produto ou serviço.  Além disso, é verificado as condições de compra, tais como: Condição de pagamento proposta por cada fornecedor, avaliando os prazos e juros; Data de programação de entrega para cada produto, verificando qual o fornecedor cumpre os seus prazos; Cálculo do valor presente de acordo com tabela de índices para comparação entre cotações de preços com condições de pagamento distintas. O que permite para o gestor um maior poder de negociação entre os seus fornecedores, pois este possui o controle das condições de compra oferecidas e dos preços de compra. 

Segundo a farmacêutica responsável, eles já possuem uma certa fidelidade com fornecedores, ficando a cargo do setor de compras levantar a cotação dos preços e determinar o fornecedor viável. O que, na maioria das vezes, determina a compra é o preço e em certos casos a qualidade do medicamento a ser comprado, pois sabe-se que nem sempre o menor preço representa o menor custo. Somente o profissional farmacêutico tem competência técnica para definir o melhor produto a ser utilizado. 

A farmácia atualmente possui dois estoques, localizados separadamente, além de uma pequena amostragem de medicamentos que ficam armazenados na própria farmácia, condicionados em cestas sobre prateleiras com a identificação correspondente.  Não possuem nenhuma definição específica, em média representam uma porção que seja capaz de suprir adequadamente com medicamentos o plantão subsequente, sendo estes os medicamentos cujo prazo de validade se encontra mais próximo de seu limite de encerrar.

Mesmo com a implementação do sistema SAUTECH como ferramenta para auxiliar na gestão de estoque no que refere a disponibilidade de informar a qualquer tempo a real situação dos níveis de estoque da instituição, vale destacar que o mesmo não alcançou sua plenitude, sendo mantido ainda o controle visual baseado na quantidade e validade.

A farmácia, seguindo o controle visual, não possui pleno domínio da quantidade de medicamentos à espera de utilização. É mantido um levantamento dos itens estocados que seguem a classificação, conforme apresenta a tabela 2:

Tabela 2 – Classificação de itens em estoque

Fonte: Elaborado pelos autores

Em relação as quantidades de um mesmo produto em estoque, poucos são os que apresentam-se atualizados, o que dificulta o controle do que entra/sai da farmácia. Em relação aos antibióticos utilizados, foi estimado pela farmacêutica responsável seu consumo anual, resultando nas tabelas 3:

Tabela 3 – Itens armazenados classificados conforme valor de consumo

Fonte: Elaborada pelos autores (2016)

A diferença entre as classes A, B, e C é equilibrado a sua diferença numérica, em função de seus valores e consumos (MAIELLARO et al. 2014). A classe A é constituinte pelo grupo de maior valor de consumo e menor quantidade de itens, a classe B tem consumo e número de itens intermediário e a classe C é justamente o contrário, ou seja, maior número de itens em relação ao montante gasto.

 Conforme LOURENÇO (2006), os materiais da Classe A são significativos, pois demostram a maior parte do investimento, acima de 50%, portanto, requerem um controle mais detalhado e assíduo do que as demais classes. É recomendado que tenha alto índice de rotatividade, quantidade estocada para períodos menores de tempo, então, serão comprados de acordo com a urgência, com maior frequência, diminuindo com isso estoques de grandes valores parados.

Na Classe B estão os itens em número e valor intermediário, que devem ganhar um tratamento menos severo que os da classe A, que na maioria das vezes sua significação financeira oscila entre 20 e 30% do total do investimento (LOURENÇO, 2006).

Já os medicamentos da Classe C, o controle pode ser mais ameno uma vez que o montante financeiro justaposto nesta classe é menor, concebendo menor repercussão financeiro para a instituição (MATTOS, COSTA e PEREIRA, 2013).

Com isso, pode-se representar graficamente a porcentagem acumulada de todos os itens estocados (azul) versus a porcentagem de seu valor (laranja), como mostra a figura 3.

Figura 3 – Diagrama de Pareto para a relação de antibióticos

Se por um lado o excesso de estoques representa custos operacionais e de oportunidade do capital empatado, por outro lado níveis baixos de estoque podem originar perdas de economias e custos elevados devido à falta de produtos.

Um dos principais desafios vivenciado na gestão de estoques equivale a extrema sazonalidade de pedidos. Ainda mais que, não se identificou nenhum controle de demandas passadas, sendo observado somente o período do ano/estação vinculado as epidemias características, para então, ter uma estimativa grosseira do que poderá ou não ser utilizado. Medicamentos que mantém uma demanda contínua são mantidos em estoques de segurança.

4.4 Condições de estocagem de medicamentos da farmácia

Segundo Valery (1990, p. 20), o armazenamento inclui um conjunto de etapas envolvendo várias atividades que são empregadas para garantir que o medicamento chegue ao paciente em adequadas condições de uso. Estas etapas são: Recebimento, estocagem, conservação e controle de estoque. As quais compreendem:

Recebimento: Compreende atividades de inspeção e conferência.

Orientações básicas para o recebimento:

1. Conferir as quantidades referidas com as solicitadas;
2. Conferir as especificações técnicas dos produtos. No caso se a embalagem está integra, adequada ao produto e identificada com o rótulo; e se a rotulagem contém o nome do produto, número do lote, prazo de validade, e registro no Ministério da Saúde.

Desenvolvido na farmácia:

Orientação mantidas na integra por parte dos membros da farmácia hospitalar.

Estocagem: Série de atividades que visam à conservação dos medicamentos através da correta ordenação dos mesmos na área de armazenamento.

Orientações básicas para a estocagem:

1. Ordenar os medicamentos por ordem alfabética, lote e validade, de forma que permita fácil visualização;
2. Armazenar os produtos nas prateleiras ou estrados de forma que os mais antigos (em relação à validade) fiquem sempre na frente dos mais novos, e saiam primeiro;
3. Manter os medicamentos em suas embalagens originais.

Desenvolvido na farmácia:

Não é mantida esta ordenação, o estoque está distribuído seguindo a familiaridade dos produtos, mantendo estocado próximo produtos que são, geralmente, utilizados em conjunto, o que para quem não é da área acaba por dificultar a visualização dos medicamentos.

Em relação ao controle da validade, procuram utilizar o princípio FIFO (first in first out - primeiro a entrar, primeiro a sair). Dessa forma, mantêm-se sempre os estoques atualizados em relação aos medicamentos, evitando manter produtos que estão em processo de envelhecimento, obsolescência ou em tempos de vencimento da data de validade.

Conservação: Atividades que visam a manutenção das características de qualidade dos medicamentos.

Orientações básicas para a conservação:

1. Nunca deixar os medicamentos expostos ao sol, calor, chuva e umidade;
2. Nunca deixar que os medicamentos sejam armazenados em contato direto com o chão, encostados nas paredes, ou muito perto do teto;
3. Verificar na embalagem qual a temperatura que o medicamento deverá ser estocado (forma de conservação), alguns necessitam de baixas temperaturas, ou seja, deverão ser conservados em geladeira;
4. Fazer periodicamente a inspeção visual (física) dos produtos (mudança de cor, cheiro, consistência, presença de partículas, manchas, vazamentos entre outros).

Desenvolvido na farmácia:

Não possuem um controle rígido de temperatura, pois segundo a farmacêutica a temperatura da maioria dos medicamentos fica em torno da temperatura ambiente, não podendo exceder a 25°C, ficando a disposição o uso de ar condicionado em ambos estoques e na farmácia.

Medicamentos em doses unitárias são condicionados em cestas sobre prateleiras com a identificação correspondente, ou armazenados em caixas de papelão empilhados umas sobre as outras. Utilizam como forma de proteção da umidade, para medicamentos estocados em grandes volumes, o uso dos estrados de plásticos com altura aproximada de dois a três centímetros, porém em alguns casos encostados nas paredes e bem próximos do teto.

Em relação à embalagem dos medicamentos fracionados a proteção e preservação contempla sacos plásticos elaborado pelas próprias farmacêuticas, com a utilização de um selador. Sobre o controle dessa prática, não existe documento de controle indicando o quê? ou quem? realizou o procedimento, geralmente, o turno da tarde fica responsável pela unitarização, por ser o mais tranquilo. Ocorre também, de um turno criar estoques de sacos plásticos, ficando o outro responsável pela inserção do medicamento (comprimido) e etiquetar. Na etiqueta contém o nome do medicamento, quantidade (mg), validade, registro do lote, e fabricante.

Esse procedimento segue as orientações do administrador do hospital, buscando atender as vigilâncias da área, os quais são anotados no livro de registros de unitarização da dose de medicamento da farmácia do hospital, o qual contém todos os medicamentos que necessitam de tal procedimento. São armazenados em lotes de cinquenta comprimidos, cada um com sua embalagem individual seguindo sua identificação.  Não há contato com o medicamento, o mesmo é mantido na embalagem do fabricante.

 Medicamentos que necessitam ser mantidos numa temperatura específica, são condicionados numa geladeira cuja temperatura se mantém compreendida no intervalo de dois a oito graus Celsius, onde a mesma é conferida a cada manhã por meio de um termômetro digital, o qual segundo relatos, não são realizadas calibrações no aparelho.

Essa verificação é descrita no histórico de verificações afixado no lado externo da geladeira, bem como, o histórico das últimas e próximas limpezas a serem realizadas. Não existe procedimento definido a respeito de como deve ser feita a limpeza e quais os produtos foram usados, sendo utilizados produtos em geral, ficando a cargo do setor de limpeza do hospital. O que é determinado é a periodicidade das mesmas, que em média corresponde a um mês. 

Controle de Estoque: Registro da entrada e saída dos medicamentos, com o objetivo de repor os estoques, garantindo que não faltem medicamentos, nem hajam perdas e desperdícios.

Orientações básicas para o controle de estoque:

1. Registrar as entradas e saídas nas fichas de controle de forma diferenciada, por exemplo, as entradas em cor azul, e as saídas em cores vermelha, para fácil identificação das informações;
2. Examinar com frequência os estoques, observando atentamente o prazo de validade dos medicamentos, retirando da prateleira produtos vencidos, dando baixa nas fichas de controle e colocando-os em local separado e identificado;
3. Comparar estoques das prateleiras com as fichas de controle, ao fim de cada mês, corrigindo possíveis erros e atualizando-as.

Desenvolvido na farmácia:

A cada troca de plantão é feita uma reposição de medicamentos nas prateleiras da farmácia, onde cada acréscimo é anotado no livro das reposições. Medicamentos próximo a data de validade limite, são destacados, por meio de uma marcação com caneta marca texto, visando sua utilização. Essa amostragem de medicamentos que ficam na farmácia, não possui nenhuma definição específica, em média representam uma porção que seja capaz de suprir adequadamente o atual plantão, correspondendo aos próximos medicamentos a serem dispensados.

Os registros das entradas e saídas vem sendo realizado via sistema SAUTECH, o qual mantém as sinalizações recomendadas por cores, porém às quantidades de medicamentos estocados não se encontram de maneira compatível com o número real.

A farmácia hospitalar em estudo apresenta-se em desconformidade com as orientações apresentadas sendo necessário realizar melhorias referentes a estrutura física e organizacional, que responderão diretamente no gerenciamento do estoque.

5. Conclusões

Os resultados deste trabalho mostram claramente a importância do levantamento e análise das considerações realizadas, de forma a auxiliar o setor da farmácia hospitalar no alcance de um melhor desempenho no atual gerenciamento, pois gerenciar o estoque significa ter um conhecimento amplo das necessidades da empresa, onde essa nova visão aponta para não se ater a um almoxarifado que recebe ordens de compras e as coloca em prateleiras. O estoque é o que impulsiona, de forma correta ou não, a vida de uma empresa, e seu perfeito gerenciamento é o que viabiliza a empresa de se tornar competitiva.

Outro ponto a ser analisado é o volume de dinheiro empregado no estoque, pois se não houver uma administração segura, fundamentada na utilização real, o dinheiro que poderia ser investido numa aplicação financeira fica empatado em produtos que correm o risco de se deteriorarem ou ficarem obsoletos.

Dessa forma a gestão de estoques constitui em ações que permitem o administrador analisar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados, bem manuseados e controlados. Com a finalidade de facilitar o seu uso diário, disponibilizando as informações necessárias para cada departamento e suas reais necessidades das mercadorias. Pois se a empresa detém um volume alto de estoques e não realiza esta prévia análise, as economias geradas pelas compras de lotes maiores podem ser coberta por custos na manutenção destes estoques.

Por fim, vale ressaltar que este gerenciamento implica no planejamento do estoque, seu controle e sua retroalimentação sobre o planejamento. O mesmo, consiste na determinação dos valores que o estoque terá com o correr do tempo, bem como na determinação das datas de entrada e saída dos materiais estocados e na determinação dos pontos de pedido de material.

Neste trabalho buscou-se identificar as necessidades de uma boa gestão de estoque visto que nos dias atuais é tratado com muita importância, pois é através dela que se obtém retorno dentro da empresa. Como bem frisado no decorrer de todo trabalho, uma boa gestão implicará na melhoria dos serviços de atendimento ao consumidor, os estoques agirão como amortecedores entre a demanda e o suprimento, podendo proporcionar economia de escala nas compras e consecutivamente agindo como protetor contra aumento de preços e contingências.

Conclui-se que a decisão de quanto e quando comprar é uma das mais importantes na gestão de estoques. E que uma das principais dificuldades está em buscar conciliar da melhor maneira possível os diferentes objetivos de cada departamento para os estoques sem prejudicar a operacionalidade da empresa. É importante lembrar que o pessoal envolvido na estocagem de medicamentos, tanto no seu manuseio, como no seu controle, deve possuir conhecimentos e experiência para o trabalho ao qual se propõe.

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1. Mestranda em Engenharia de Produção da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), Santa Maria/RS – Brasil – padilha_andressa@.com
2. Mestranda em Engenharia de Produção da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), Santa Maria/RS – Brasil –flaviasapper@hotmail.com
3. Professor do Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), Santa Maria/RS – Brasil –nattan.caetano@ufsm.br